E-mail

Niezbędne element wiadomości elektronicznej

• E-mail powinien być krótki i precyzyjny;
• Należy w nim zawrzeć i wyeksponować kluczową informację, której dotyczy wiadomość;
• Jeśli wiadomość musi być długa, lepiej wysłać ją w formie załącznika, natomiast w treści e-maila napisać co zawiera załącznik i co należy z nim zrobić;
• Dzięki właściwie dobranemu tematowi, odbiorca będzie mógł łatwo odnaleźć wiadomość nawet po długim czasie;
• Pisząc do kolegów możesz posługiwać się językiem nieoficjalnym. Jeśli jednak jest to wiadomość służbowa, powinna wyglądać profesjonalnie, jak krótka notatka służbowa;
• Nie pisz w stanie silnego wzburzenia emocjonalnego. Możesz napisać coś czego byś nigdy nie powiedział(a) osobiście;
• Pamiętaj, że e-mail stanowi dowód tego, co twierdziłeś (twierdziłaś), a także słów skierowanych do Ciebie. Nie pisz czegoś, czego możesz się później wstydzić lub co zostałoby wykorzystane przeciwko Tobie;
• Unikaj aluzji i humoru, który mógłby zostać zrozumiany odmiennie od Twoich intencji.
  W korespondencji prywatnej używa się emotikonów, aby oddać swój nastrój, ale w korespondencji służbowej, oficjalnej wyglądałoby to mało poważnie i nie jest stosowane;
• W przypadku wątpliwości jak rozpocząć e-mail (np. piszesz do danej osoby po raz pierwszy, jest od Ciebie starsza, zajmuje wyższe stanowisko), bezpieczniej jest rozpocząć go od oficjalnego zwrotu „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani” i dopiero później w toku rozwoju korespondencji/znajomości przejść do form mniej oficjalnych (np. „Witam”, „Dzień dobry”). W przypadku bliskiej zażyłości z adresatem, w kontaktach prywatnych, stosuje się formy „Cześć” lub „Hej”. Jeśli wymieniasz z daną osobą kilka wiadomości w jednym dniu, możesz w kolejnych e-mailach zrezygnować z powitania;
• Jeśli chcesz w powitaniu wspomnieć o funkcji, jaką pełni adresat wiadomości, należy to zapisać w ten sposób: „Szanowny Panie Prezesie”, „Szanowna Pani Profesor” itp.;
• Stosuj odstępy jednego wiersza pomiędzy akapitami. Tekst będzie w ten sposób bardziej czytelny;
• Pisz od lewej strony. Utarło się (w tradycyjnych pismach), żeby umieszczać formułę zamykającą list („Z poważaniem”, „Pozdrawiam”) i podpis z prawej strony, jednak w e-mailach ta zasada nie obowiązuje z przyczyn technicznych;
• Pamiętaj, żeby nie udziwniać i nie komplikować tekstu, ponieważ na ekranie odbiorcy może wyglądać to zupełnie inaczej niż u Ciebie;
• Adres odbiorcy wpisz tuż przed wysłaniem przygotowanej wiadomości. W ten sposób nie wyślesz jej niedokończonej przez przypadkowe wciśnięcie klawiszy;
• Na końcu napisz o działaniu jakiego oczekujesz od odbiorcy.

https://www.jigsawplanet.com/?rc=play&pid=22b5d583b30b

Źródło: http://www.jaknapisac.com/jak-napisac-e-mail/